學術會議是一種以促進科學發展、學術交流、課題研究等學術性話題為主題的會議。學術會議一般都具有國際性、權威性、高知識性、高互動性等特點，其參會者一般為科學家、學者、教師等具有高學歷的研究人員。由于學術會議是一種交流的，互動的會議，因此參會者往往都會將自己的研究成果以學術展板的形式展示出來，使得互動交流更加直觀、效果更好。因此，這種學術會議必須要非常嚴謹不容一絲差錯。下面就小編詳細講講學術會議舉辦的流程。

一、會議前期通知

1.定會議日期，請專家(包括嘉賓和授課專家)。

2.擬定會議通知紅頭文件，包括會議介紹，主辦、協辦單位，會議時間、地點，是否收注冊費，學分等，會議聯系人等。附會議議程，參會回執。

3.通知發放四種方式：郵件、微信H5動態網頁(帶報名功能)、信件、電話。

4.應有專人通知和統計參會人員，方便會場大小準備、用餐、學分等數量限制。

二、專家聯系(專人負責)

1.聯系專家，告知會議時間以及專家授課具體時間。索要專家課件和個人簡歷。課件用于印刷會議資料，簡歷用于宣傳和主持人介紹。

2.專家接送：包括往返接送，會場與酒店接送。協商完畢后，告知專家接送事宜。

3.去酒店查看，是否有早餐等。

4.專家如果提前1天到，會議負責人應去酒店接見。

三、會場前期準備

1.會議資料：包括講課PPT，廠家宣傳資料，筆記本，筆。會議資料袋、胸牌。

2.會場橫幅，背景墻，展架，指引牌等。

3.根據參會人數，是否準備學分票、餐票等。

4.會場拍照人員，合影地點(有車占用需提前預定位置)。

5.會議當天專家就餐地點預定，參會人員就餐(盒飯、自助、圍桌)。

四、會議前一天準備

1.會場布置完畢。可準備一些背景音樂。

2.茶歇食品、盆等，礦泉水，是否準備咖啡、茶等(備茶杯、開水)。

3.調試投影、舞臺燈光控制(留工作人員電話，以防現場故障)、PPT(激光筆)、話筒(至少3個，講者1個，主持1個，提問1個，其中1個無線麥)等。

4.臺簽。上主講臺的臺簽要準備2份，主講臺1份，第一排1份。

5.簽到表、筆等。

6.人員分組：①簽到、注冊;②PPT、講者主持臺簽更換;③茶歇。

7.嘉賓是否準備講稿。

五、會議當天

1.報到組：報到、注冊，發放資料等，根據報到人數，反饋就餐人數，訂飯。

2.專家接待組：接待專家入場。

3.現場控制組：提前拷貝講者PPT，主委定好主講臺就坐嘉賓，排好臺簽順序。

4.開幕式結束后，集體合影。現場控制組需搬離主講臺桌椅，留主持人桌椅，放講者簡介(或提前給主持人)、水等。講臺更換講者臺簽。

5. 準備茶歇。

六、就餐

1.如果是盒飯，全部人員坐于原位，工作人發盒飯，避免混亂。

2.專家圍餐需有人引導。

會議結束后刷學分，如果人多，建議全部坐于原位，工作人員一個個走過去刷。