英文書信結構要素

（1 ）信頭（Letterhead）。

信頭包括發信人的地址和發信日期。很多人不太注意保留信封，在信內的打上發信人地址就方便收信人回信。如果使用已經印好信頭的信紙，就只要打上發信日期。信頭位于信的最上方，原則上首先按從小到大的順序(正好與中文書信相反)，門牌號碼和街名或單位名占一行(太長可占兩行)，城鎮名和郵政編碼占一行，國名占一行。然后是發信日期，它是信頭的最后一行，可以寫成日月年(英式)也可寫成月日年(美式)，如：May8，1996或8May，1996. 必然說明的是，月份要寫英文名稱，否則有可能產生歧義，如5/8/1996，美國人會理解為1996年5 月8 日，而英國人則理解為1996年8 月5 日。

（2 ）封內地址（Inside Address）。

封內地址包括收信人的姓名和地址。封內地址必須和信封地址一致，否則就是出了差錯，收信人此時可將信退回或按封內地址轉寄。封內地址的第一行是收信人姓名，第二行職務，從第三行開始寫收信人地址，寫出法原則上和寫發信人地址一樣。

（3 ）稱呼（Salutation）。

稱呼應與親近程度相吻合。最為正式的也是最不親近的稱呼為Dear Sir(英國用)或Dear Genteman (美國用)，一般用于給政府機關、官員的公函中，或用于首次往來的商業書信中。比較熟識的人由應稱他的姓，最隨便也是最親近的稱呼是直呼其名，一般用于親朋好友，但應注意，稱姓時只稱姓，不要又稱名，而稱名時 不要加Dr或Mr. 如某人全名為William.另外，如果對方為女性卻不知應稱Mrs.還是Miss時可稱Ms. 。稱呼后面的標點英國人習慣用逗號，而美國人習慣用冒號(親朋好友之間可用逗號)。

（4 ）正文（Body）。

正文是信的主體，和中文書信的要求一樣，正文的內容要主題突了出、層次清楚、語言簡潔、表達準確。如果正文很長需要幾張信紙聯頁時，則應在每張聯頁左上端都注明頁數和收信人名稱，如：Mr.WilliamJ.Hall

（5 ）結束語（Complimentary Close）。

結束語是習慣的客套用語，它必須和前面的稱呼遙相呼應。如果前面稱Dear Sir，則應選擇下列結束語：Very simcerely yours ，Vedry respecrfully yours，Very truly yours ，Sincerely yours 或Yours sincedrely，Respe-crfullky yours 或Yours respecrfullyFaithfully yours 或 Yours faith-fully.如果前面稱姓，則應選擇下列是結束語：Sincerely yours 或Yours sincerely ，Truly yours 或Yokkurs truly ，Yours ever. 如果前面稱名，則表示寫信人與收信人的關系親近友好，應選擇下列結束語：SincerelyYours，Love，All my love.

（6 ）簽名和發信人姓名（Signaturd and Name Addresser）。

簽名因為是親筆手寫，可能不好辯認，因此必須還要打印出來。簽名只需簽姓名，不需加Mr. 或Mrs.，以及學位頭銜等，但打印姓名時，因為中文名沒有性別之分，所以中文拼音名前就加Mr.或Mrs.，Miss.，Ms.，以便收信人辨認，英文名男性不必加Mr.，但女性要加Mrs.，Miss.，Ms. ，打印名后面可加學位頭銜等。

一封完整的英文書信必須依序包含上述六個要素。如果信件有附件并有必要提醒收信人，可在第六個要素之后加上附件注記(Enclosure 或Encl.)。如果整封信寫好后又發現遺漏了什么，可在附件注記之后加上又啟(Postscript)或其縮寫(P.S.)進行補充。

范文

Dear Sir or Madam:

I would like to be considered as a candidate for ( I’m writing to apply for) the assistant computer programmer position advertised in The Daily News on June 28, 2005.

I am presently finishing my degree in Computer Science at Peking University. I have taken every computer course offered at the university and have a good background in many computer languages. For the past two years I have worked part-time at a computer shop, where I have gained experience in sales and computer programming.

I have enclosed a copy of my resume to give you further information about my experience. I can come for an interview at your convenience. I look forward to hearing from you.

Sincerely,

Tina Cope

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